Assessing the impact of EDI: a cost accounting framework

Abstract

Standardization and simplification of trade procedures constitute an urgent need to line up the document flow with the goods flow in international trade. Electronic data interchange (EDI) is a co‐operative inter‐organizational information system providing electronic exchange of messages agreed between trade partners. The paper outlines a possible implementation procedure for EDI. The first part consists of a six‐step feasibility study. If this study ends with a positive recommendation the implementation procedure can start. Discussions of this process aim to: completely understand about EDI, agree on standards with business partners, modify existing systems, translate data, prepare communications, and manage and audit the whole process. Concerning the cost‐benefit analysis for the EDI application—a step which is mandatory in the feasibility study—further details are given on different types of cost (recurring and non‐recurring, direct and indirect) and on both quantifiable and non‐quantifiable benefits.

La standardisation et la simplification des procédures commerciales est indispensable pour maîtriser la masse de documents qui accompagne les flux de marchandises en commerce international. L'Echange de Données Informatisèes (EDI) est un système d'information coopératif établi par plusieurs partenaires pour échanger par la voie électronique des messages sur lesquels ils se ont entendus. L'article décrit une procédure intéressante de mise en oeuvre de l'EDI. Il s'agit tout d'abord de procéder à une étude de faisabilité en six étapes. Si ses conclusions sont positives, la mise en oeuvre commencera par une étude approfondie de l'EDI, suivie par un accord avec les partenaires sur les normes, la transformation du système informatique préexistant, la transposition des données, l'òrganisation des communications et enfin la mise en place d'un système de gestion et d'audit de l'ensemble de cette affaire. L'analyse coÛt‐bénéfice de la mise en oeuvre de l'EDI était un élément essentiel de l'étude de faisabilité; elle doit l'être aussi dans le suivi; des conseils sont donnés à cet égard sur les différents types de coÛts (courants ou exceptionnels, directs ou indirects), ainsi que sur les avantages, quantifiable ou non.

Standardisierung und Vereinfachung von Handelsabläufen schaffen einen dringenden Bedarf im internationalen Handel den Dokumentanfluß an den Güterfluß anzupassen. Electronic Data Exchange (EDI)—elektronischer Datenaustausch—ist ein kooperatives Informationssystem zwischen Organisationen, das den elektronischen Austausch von Mitteilungen zwischen Handelspartnern ermöglicht, auf die diese sich verständigt haben. Der Artikel stellt einen möglichen Implementierungsprozeß für EDI dar. Der erste Teil besteht aus einer sechsstufigen Machbarkeitsstudie. Wenn diese Studie mit einer positiven Empfehlung endet, kann der Implementierungsprozeß beginnen. Diskussionen in diesem Prozeß betreffen: Umfassendes Verständnis von EDI, Übereinkunft über Standards mit Geschäftspartnern, Modifizierung bestehender Systeme, Datenumsetzung, Vorbereitung der Kommunikation sowie Management und Überprüfung des Gesamtprozesses. Was die Nutzen‐Kosten‐Analyse für die EDI‐Anwendung angeht—eine obligatorische Stufe in der Machbarkeitsstudie‐, werden weitere Einzelheiten über verschiedene Kostentypen (wiederkehrende und nicht‐wiederkehrende, direkte und indirekte) sowie quantifizierbare und nicht‐quantifizierbare Nutzen gegeben.

Para compatibilizar el flujo de bienes con el flujo de documentos en el comercio internacional, es necesario realizar con urgencia una estandarización y simplificación de los trámites comerciales. El Intercambio Electrónico de Datos (IED) es un sistema de información cooperativ inter‐organizacional cuyo objetivo es proveer un intercambio electrónico de mensajes acordados entre socios comerciales. Este trabajo describe un posible procedimiento para la implementación del IED. Su primera parte es un estudio de factibilidad de seis etapas. Si este culmina con una recomendación positiva, se puede iniciar el procedimiento de implementación propiamente tal. Durante este proceso, se deben discutir aspectos como los siguientes: entender bien de que se trata el IED; acordar estándares de operación con los socios; modificar los sistemas existentes; traducir información; preparar comunicaciones, y gestionar y controlar contablemente el proceso completo. En el trabajo también se detallan los distinto tipos de costos (recurrentes y no recurrentes, directos e indirectos) y beneficios (cuantificables y no cuantificables) relacionados con el análisis de costo‐beneficio que es una etapa obligatoria del estudio de factibilidad para la aplicación del IED.