Preservation microfilming and digitization at London Metropolitan Archives: Surveying and conservation preparation prior to image capture

Summary

The use of surrogates in archives, for preservation or access, is an important element in a collection management programme. This paper presents as a case study the production cycle of microfilming and digitization at London Metropolitan Archives (LMA), UK. It takes as its starting point the initial management decision to make a surrogate and goes on to describe surveying, preparation of material prior to image capture, quality assurance, copying, allocation of call numbers, through to the completion of the process as the surrogate is made available to the public. In addition to this overview of practice, the author describes the surveying and conservation preparation of three collections at LMA showing how the information gathering and conservation approach differs from collections treated for general access.

Résumé

«Microfilmage et numérisation de conservation aw London Metropolitan Archives: Rapport d'expertise et preparation de la conservation-restauration avant la prise d'image»

L'utilisation de substituts dans le domaine des archives, pour la conservation ou la consultation, est un élément important dans le programme de gestion d'une collection. Cet article prend comme exemple la production de microfilms et la numérisation aw London Metropolitan Archives (LMA). L'auteur part de la decision initiale de la direction de faire un substitut, elle continue en décrivant I'enquête, la préparation du matériel avant la prise d'image, I'assurance de qualité, la copie, l'allocation des numéros de classement, jusqu'à la fin du processus lorsque le substitut est accessible au public. En complément à cet aperçu de ce qui se pratique, l'auteur décrit le rapport dexpertise et la préparation de la conservation-restauration de trois collections aux LMA montrant comment la collecte des informations et l'approche de la restauration diffèrent pour des collections traitées pour un accès courant.

Resumen

“Preservación, microfilmación y digitalización en el London Metropolitan Archives: Estudio y fase preparatoria de la conservación antes de la toma de imágen”

El uso de substitutivos en archivos con el fin de preservar o de facilitar el acceso, es un elemento importante en el programa de manejo de las colecciones. En este artículo se presenta, como un caso estudio, el ciclo de microfilmación y digitalización en el London Metropolitan Archives (LMA). El artículo toma como punto de partida la decisión administrativa inicial de hacer un substitutivo y continúa con la descripción del estudio de la colección, la preparación del material antes de la toma de la imagen, el control de calidad, el copiado y la asignación del número de identificación, y concluye cuando el substitutivo se pone a disposición del público. Además de esta visión general de los procedimientos, el autor describe el estudio y la preparación de conservación de tres colecciones en el LMA, y muestra cómo la recogida de información y el enfoque de conservación son distintos en colecciones tratadas para el acceso general.

Zusammenfassung

“Konservatorischer Mikrofilmgebrauch und Digitalisierung in den London Metropolitan Archives: Untersuchung des Erhaltungszustands und konservatorisch/restauratorische Behandlung vor dem Abbildungsverfahren”

Die Verwendung von Kopien als Erhaltungsmassnahme oder um den Zugang zu ermöglichen ist ein wichtiger Teil des Managementsystems einer Sammmlung. Dieser Artikel präsentiert in einer Fallstudie den Produktionszyklus von Mikrofilmherstellung und Digitalisierung bei den London Metropolitan Archives (LMA). Ausgangspunkt ist die anfängliche Managemententscheidung, eine Kopie herzustellen. Danach werden die Untersuchung des Erhaltungszustands, die Präparation des Materials zum Zwecke der Abbildung, die Qualitätsprüfung, das Kopieren, die Zuteilung von Kennziffern und die Veröffentlichung der Kopie beschrieben. Neben dieser Darstellung des Verfahrens beschreibt die Autorin die Inspektion und konservatorische Behandlung dreier Sammlungen in den LMA um zu zeigen, wie Informationssammlung und konservatorische Methoden sich von denen unterscheidet, die bei öffentlich zugänglichen Sammlungen angewandt werden.