Controlling Expenditure, or the Slow Emergence of Costing at the Venice Arsenal, 1586–1633

Abstract

This paper aims to aid our understanding of the emergence of accounting as a control instrument in complex proto-industrial settings, through its perceived capacity of mirroring the production process. The paper starts off from an archival document, the 1586 deliberation by the Venetian Senate, which imposed on the Arsenal a stocktaking to be conducted every three years, and ad hoc galley production accounts to be kept in double entry format, where the passage of materials and work-in-process between units were recorded both in physical quantity and value. In this deliberation the Venetian Senate was clearly posing explicitly the problem of costing and the efficient use of resources within the Arsenal. Until then, the Senate controlled this organisation only by limiting the funds allocated to activities (wages, oars, ‘stuffs’) without entering into the substance of the operations. Two interrelated investigations are carried out. First, a content analysis of the 1586 document is made. Second, the question of its ‘impact’ on the Arsenal's actual accounting practices is addressed. In a 1633 Report by Alvise Molin, a magistrate of the Republic, some elements of the 1586 deliberation seem to surface, insofar as a quite sophisticated calculation of the production costs of galleys is provided. In this sense it might well be that the notion of cost emerged as a sort of ‘accidental by-product’ of the Senate's efforts aimed at introducing tighter forms of control on the Arsenal.

Keywords:

• Venice Arsenal
• accounting history
• management history
• public sector
• costing evolution

Notes

1. The paper is thus related to the broader debate on the historical emergence of the notion of cost and cost practices. Our emphasis and interest are, however, on earlier periods (see also Bhimani, 1994; Leboutte, 1996; Carmona et al., 1997; Carmona & Zan, 2002; Carnegie & Napier, 2002; Zan, 2004a, 2004b) more than the prevailing focus on the nineteenth and twentieth centuries (as for instance: Pollard, 1965; Hoskin & Macve, 1988; Mepham, 1988; Edwards & Newell, 1990; Fleischman & Parker, 1990, 1990; Fleischman & Parker, 1991; Fleischman & Tyson, 1993; Boyns & Edwards, 1996).

2. On the history of Venice and the Venice Arsenal, suffice it to refer to: Brown (1895); Forsellini (1930); Cessi (1931); Lane (1933, 1934, 1969, 1973); Tenenti (1961); Romano (1968); Concina (1984, 1987); Davis (1991); Rossi (1991, 1996, 1997); and Zannini (1994). For a more exhaustive bibliography see Zan (2004); Zambon & Zan (1998); and Zambon (2000, 2002).

3. Venetian State Archive, Senato, Deliberazioni Mar, reg. 47, cc. 215r–216v.

4. ‘Tra i molti disordini che deveno esser regolati nella casa nostra dell'Arsenal uno de’ principali è che d'una quantitá di robbe d'importantissima valuta che stanno ordinariamente in mano del massaro et armiraglio non appare principio di consegna né manco in alcun libro publico nota d'alcuna sorte, eccetto che in quelli libri che sono da loro proprii confusamente tenuti, né si vede, né appar manco nota alcuna né di dispensa né di quello che giornalmente pervien in le loro mano, tanto in propria qualità, come arme, ferri, legname e cose simili, quanto convertite in altra spetie, come armizi, vele, polvere e cose tali, de' quali in libri dell'Arsenal non è tenuto altro conto se non quanto, occorrendo esborsar il denaro per la compreda, vien dato debito al monte delle robbe, le quali convertendosi in altra qualità, come li canevi in sartiami, li fustagni in vele, li metali in artellarie, salnitri e solferi in polvere, de questi non è tenuto alcun conto; né manco nelli libri appare mai come tanta qualità di robbe sii dispensata quando giornalmente sono cavate dall'Arsenal, parendo che tutto questo sii risservato alli particolar conti che tengono detti masser et armiraglio, de' quali, come non è sta' mai visto principio nè fine di amministratione, così, per quanto della bontà e sincerità loro si possi haver buona opinione, non essendo bene continuare in tanta coruttela per levar occasione a chi succedesse a questi che non potessero essere tanto sinceri quanto questi sono tenuti, che mediante la tanta commodità potessero prevaricare.’

5. ‘… l'anderà parte che quanto prima sia dalli Proveditori et Patroni all'Arsenal fatto un diligente et particolar inventario di tutte et qualunque robbe che si trovano in mano loro, delle quali siino principiati nuovi conti et tenuti nell'ordinario libro dell'Arsenal, creando debitori tutti li monti separati di tutte le cose et che le partide dichino robbe tali in monte in mano de tal massaro et tal armiraglio; et in la partida del giornale, oltra la nota distinta in lettere corsive, sia anco per abbaco tenuto il peso delle robbe che a peso si notano et numerate quelle che si numerano, affine che, così come fuori delle partite apparirà il costo et ammontar del tutto, così si possi con la medesima prestezza veder la quantità et il peso di esse. Dovendosi sotto li medesimi monti continuar a notar l'istesse robbe, oltra quelle che nel presente inventario si troveranno, che giornalmente entreranno nell'Arsenale. Le robbe veramente che lavorate nell'Arsenal o nella Tana o fondarie saranno convertite in altra qualità da quelle che saranno state ricevute, siino di tempo in tempo notate nel monte de quello saranno quando perveniranno in mano delli sopradetti masser et armiraglio, li quali siino tenuti di mese in mese dar nota a quello delli Patroni che haverà il carico di tener conto; acciò possi menar le partite, quel Patron debbi essere quello che per la division delli carichi è tocco il secondo, cioè delli apprestamenti, artellarie et altro. Et quando occorrerà mandar fuori delle soprascritte robbe, ovvero per armata o per le fortezze da mar o terraferma, o in altro modo, sii medesimamente dato credito al monte di quelle robbe e debito a quelli saranno mandate o consignate, non restando però li masser et armiraglio di tener conto nelli libri loro di tutto il suo maneggio affine che quando saranno ricercati possino renderlo di quel modo che si conviene.’

6. Reddere racionem refers to the stage at which the books are presented—not just formally but personally, i.e. by the officer responsible—to the relevant body.

7. ‘Quali conti, con renovatione d'inventarii, siino fatti a ciascuno di loro di tre in tre anni, non potendo essi essercitar l'officio loro se in capo li predetti tre anni non saranno refatti li inventarii e revisti li loro conti con fede autentica che ciò sii stato fatto.’

8. ‘Dovendo il Proveditor nostro sopra le artellarie in tutte le cose spettante al suo carico et nell'elettione dei ministri che si faranno in tale occasione intervenir con li detti Proveditori et Patroni all'Arsenal per la debita essecutione della presente parte. Et perché fa bisogno per la regolatione et formatione delli predetti nuovi libri et conti di persona sufficiente, sia data auttorità al Collegio nostro, con l'intervento et ballotatione delli Proveditori et Patroni di detta Casa, di far elettione di un quaderniero atto a tal carico, potendo anco esser eletto uno di quei ministri che servono al presente in essa Casa. Al qual quadernier siano assegnati ducati X al mese per mercede delle sue fatiche fino alla perfettion della detta opera, da esser con ogni studio sollecitata per essi Proveditori et Patroni, acciò si fornisca quanto prima et di quel modo che si conviene.’

9. ‘Usano l'armiraglio et il masser di vendere molte robbe vecchie della casa dell'Arsenal, come fustagni, gomene, ferramenti et altro, che se bene si presupone che facciano con licentia della banca, sii però deliberato che non possino far vendita di alcuna cosa per minima che sia, né delivrata fuori della Casa, se non sarà ballotata prima dalli Proveditori et Patroni all'Arsenal et con la maggior parte di loro approbata, sotto pena di perdita delli loro officii se ciò non sarà da loro osservato; dovendo esser eletto per il Collegio nostro, con l'intervento delli detti Proveditori et Patroni, persona idonea a servir per scontro di tutto quello che per vendita uscirà dell'Arsenal; il qual sii obligato sopra un libro a questo deputato tener particolar nota del tutto.’

10. ‘Et perché oltra ciò è conveniente che sia revisti li libri vecchi tenuti fin hora dell'amministratione delle robbe di essa Casa nel tempo passato, sia etiandio commesso a quei magistrati a' quali spetta per le leggi nostre tal revisione che debbano far usar ogni debita diligentia in reveder li detti libri vecchi, riportando nelli sussequenti per partite che saranno aperte nelli precedenti, accioché, fatto diligente bilancio di tutti li libri vecchi, siano acconcie et saldate le partite in monte de resti, come si costuma, pontando anco essi libri per poter tanto più facilmente vedere se vi sarà alcun errore.’

11. Created in January 1575, the Revisori alla scrittura (‘Reviewers of the [accounting] writing’), late rin 1593 assuming its permanent title of Revisori e regolatori alla scrittura (‘Reviewers and regulators of the accounting writing’), was given ad hoc, though not exclusive, powers to ‘revise’, i.e. to audit, the accounts of both the city and the entire state. Staffed by three patrician officials, each of whom was to remain in post for two years, this magistracy was able to avail itself of the services of as many bookkeeping experts as they deemed necessary. Among the specific tasks that fell to the ‘Reviewers and regulators’ were those of calculating periodically the balance of the public treasury, controlling cash movements, and identifying public credits, bringing these to the attention of the competent magistrates for the purpose of collection. They were also called upon to fulfil a monitoring role vis-à-vis the above mentioned Collegio dei Rasonati (‘College of accountants’) and to oversee access to this body.

12. By ‘open’ was probably meant those items that had not yet been (monetarily) settled and/or those that had not yet been revised (i.e. audited) by the accounting verifiers.

13. Venetian State Archive, Consiglio di dieci, Deliberazioni Comuni, reg. 36, cc. 37v–38v.

14. Venetian State Archive, Senato, Deliberazioni Terra, reg. 58, cc. 58v–59r.

15. ‘The making of each small galley needs the continuous labour of twenty workers for the whole year, and costs to your Serenity about eight thousand ducats.’

16. ‘Ne' suoi maggiori o più improvisi movimenti si sono consumati gl'anni 1632 et il corrente remi da galia sottile due mille dusento e sedici et da galera grossa trecento e vinti, dove che vinti anni fu a sorte tolti in conto due altri anni, cioè gl'anni del 1609 et 1610, se ne consumarono di galee sottili mille dusento ottanta tre et di grossa ducento quaranta otto; vedono a senso di tatto vostre eccellenze chil consumo presente quasi si raddoppia. Il consumo estraordinario nasce, per quanto resto informato, in gran parte da signori sopracomiti, che fanno assottigliar i palamenti in modo che non ponno ressistere né a picciola borasca di mare né a lunga durata.’

17. ‘Di ferro novo da lavorare se ne ha circa migliara cento et di vecchio da rinovar in lavori circa migliara trentacinque. Vi sono dusento migliara di pironi da galera grossa …

18. ‘Vi sono dusento migliara di pironi da galera grossa; in ogn'una di queste ne vogliono migliara quaranta, onde, fra ferramenta grossa e minuta, vi spende la serenità vostra ducati due mille ottocento.’

19. ‘The oakum for each great galley costs four hundred and fifty ducats, and for the light galley one hundred and fifty …’

20. ‘…. cento e cinquanta, denara che resterebbe avanzato col disfacimento de' tarozzi.’

21. ‘Il 4^° ingrediente de' vasselli è la pegola, et questa si divide in due spetie, dura e tenera. Di dura se ne prova qualche necessità, essendo solamente migliara cento e cinquanta, onde il provederne sarà quanto più presto tanto più profittevole. Di tenera se ne ha migliara tresento e cinquanta, che per il bisogno ordinario supplisse convenientemente. Costa alla serenità vostra l'impegolatura d'una galera grossa ducati tresento et d'una sottile ducati cento e vinti.’

22. ‘Hora, considerati li quattro materiali che si richiedono alla construttione delle galere, che sono legnami, ferramenta, stoppa et pegola, con la quantità, qualità et bisogno d'ognuno di essi, resta veder l'altre spese per poter trovar il vero costo d'una galera nuda.’

23. ‘Per segar il legname d'una galera grossa, in fachini a maneggiarlo e porlo in cantiero vi vole la spesa di ducati mille tresento e ottanta.’

24. ‘la fattura de marangoni, calafai et altri // fachini importa ducati quattro mille settecento quaranta uno.’

25. ‘onde una galeazza negra in acqua, sfornita però d'armizi e d'ogni altro apprestamento, costa di tutto ponto a vostra serenità ducati vinti sette mille tresento cinquanta uno.’

26. ‘Il consumo ordinario per il bisogno annuale dell'armate è di migliara numero settanta.’

27. ‘dirò solo che sono così voti i depositi che di galera grossa non vi sono gomene per armarne che meza solamente, et è pur questa la provisione principale che serve ad assicurar li vasselli, e per difetto della quale negl'anni passati hanno anco perito molte galere.’

28. ‘The anchors of every great galley weight seven thousands six hundred and sixty-five pounds (lire) and cost six hundred and ninety ducats.’

29. ‘the [component of] fitting out (armizi) altogether for a great galley represents an expense for Your serenity of eight thousand one hundred twenty-three ducats.’

30. ‘Sopra il salnitro, serenissimo prencipe, è necessaria la presta provisione per non lasciar cader il principal fondamento et il più pregiato materiale per la diffesa dello Stato … Di solfore se ne ha assai buona provisione ma togliendosi in stato alieno et in particolare nella Romagna è se non bene il provederne in avantaggio. Il carbone e sempre pronto come materia domestica.’

31. ‘La polvere che s'attrova nella Casa assende a migliara dusento. Il consumo annuale è migliara settanta in circa. Ad una galera grossa si dano migliara dieci, che val ducati mille cinquecento.’

32. ‘Le balle per l'artiglieria si fanno di ferro e di pietra. Di piombo per moschetti et archibugi d'ogni sorte per l'artiglieria è convenientemente proveduta la Casa; sarà però bene il farne condur da Brescia di quelle appaltate’.

33. ‘Per ogni galera grossa vi vanno balle di ferro et di pietra balle mille cinquecento sessanta, che costano ducati seicento e settanta quattro’.

34. De rispetti contiene questo capo infinità di spetie, che troppo lungo sarebbe il rifferirle. Di questi è assai ben proveduta la Casa, et costano quelli d'una galera grossa ducati tresento settanta sette et quelli d'una sottile ducati cento e dieci.

35. ‘L'artiglieria che tiene la serenità vostra nell'Arsenale, così in quantità come in qualità, è uno de' più degni e riguardevoli capitali della Casa. Di queste ve ne sono fra grandi, mezane et piccole al numero di mille settecento e settaanta tre, che sono di peso di due millioni tresento quattordeci mille ottocento uno e vagliono senza li guarnimenti ducati ottocento dieci mille cento ottanta.’

36. ‘Per armar ogni galera grossa ci vogliono artellerie pezzi numero trenta quattro, costa ducati vinti cinque mille novecento quaranta tre et altre munitioni et armi per l'amontar di cucati tre mille novecento e vinti tre.’

37. ‘Habbiamo donque considerato et ridotto un vassello armizato et proveduto di munitioni et armi, sì che una galera grossa di tutto ponto, con qualche altra spesa estraordinaria et rispetti, vale ducati settanta mille et la galera sottile di tutto ponto, come di sopra, vale ducati vinticinque mille.’

38. It is not an average cost obtained simply by dividing the overall value of the stock by the number of pieces: 810, 180/1773 = 456.95 which, multiplied by the number of units of great (34) and light (12) galleys, would generate a total cost of 15,536 and 5,483 ducats, respectively.

39. On the other hand, in the period under investigation—form the 1586 deliberation to Molin's report—a general development in accounting knowledge and practice in the public sector can be argued, as is shown by the explicit imposition by the Senate of the double-entry method for keeping the books of the wine duty office in 1628 (Stella, 1891: p. 497).