Contrasting GDSSs and GSSs in the Context of Strategic Change Implications for Facilitation

ABSTRACT

This paper reports on research undertaken within the context of two sets of computer supported strategy workshops. Each of the series of five one—day workshops were designed within the context of a project aimed at planning and implementing major strategic change within the organisation. In these workshops the SODA methodology was used in conjunction with the multiple workstation system allowing all participants to interact with the modelling process, and, in addition, with a number of manual techniques which were designed to interface with the methodology. Thus “manual group support” (MAGS) was used alongside, and interacting with, both 'Single user group support” (SUGS) and “multi-user group support “(MUGS). The purpose of this paper is to report on a comparison between two series of events. The comparison is set as a set of implications which differentiate, in important ways, the role of a facilitator using group support systems (GSS) to their role in the use of group decision support systems (GDSS). The project reported in this paper involved over fifty senior managers during a two—year period. The project enabled a number of exceptional opportunities to be tapped including i) a researcher as observer throughout the process, ii) video taping every one—day meeting, and iii) in—depth interviews of one—third of the participants. The subjects of the research had to deal with the reality of an organisational history, and, even more importantly, the knowledge that their contributions to the meetings would influence their future as a manager. The conclusions may be taken as a contribution to the design and facilitation of each type of meeting, and to the effective design of the each of the systems (GSS and GDSS). The research raises issues about whether systems should be designed to operate in both Group Support and Group Decision Support modes, or whether it is more appropriate to design specifically for one or the other purpose.

RÉSUMÉ

Le papier rend compte des recherches menées dans le cadre de deux ateliers d'aide à la stratégie. Chaque série de cinq ateliers d'une journée concernait la planification et l'implémentation d'un atelier. La méthode SODA fut utilisée, chaque participant disposant d'une station de travail pour interagir dans le processus de modélisation sur ordinateur et aussi avec des techniques manuelles conçues pour accompagner cette méthodologie. Ainsi le « groupe de support manuel » fut utilisé tout le long en interaction avec le « support de groupe pour utilisateur seul » et le « support de groupe pour utilisateurs multiples ». Le but de ce papier est de faire une comparaison entre les différentes expériences, de telle sorte qu 'elle mette en évidence des différences importantes dans le rôle du facilitateur qui utilise un système d'aide aux groupes avec celui qui utilise un système d'aide à la décision de groupe. Ce projet impliquait plus de 50 managers « seniors » pendant une période de deux ans. Ce projet a permis un nombre exceptionnel d'observations grâce à la présence d'un chercheur tout le long du processus, l'enregistrement de toutes les réunions et l'interview du tiers des participants. La recherche a porté sur lafactualité de l'histoire de l'organisation et, plus important, la connaissance qu'ont les managers de l'influence de leur comportement, durant les réunions, sur leur avenir. Les conclusions sont une contribution à la conception et la facilitation de chaque type de réunion et à la conception de chaque type de système (aide aux groupes ou aide à la décision de groupes). La recherche pose la question de savoir si les systèmes doivent posséder les deux modes (aide aux groupes et aide à la décision de groupes) ou si l'on doit concevoir des systèmes séparés.

KEY WORDS:

• facilitation
• group support systems
• group decision support systems
• participants

MOTS-CLÉS:

• facilitation
• systèmes d'aide aux groupes
• systèmes d'aide à la décision de groupe
• participants