Language policy as ‘frozen’ ideology: exploring the administrative function in Swedish higher education

Figures & data

Table 1. Overview of mention of the spoken and written language related to meetings in the LP documents.

	Written documentation and decision guidance documents	Language in governing and decision making bodies
Halmstad University (HU)	•
Karlstad University (KaU)	•	•
Linköping University (LiU)	•	•
Lund University (LU)	•	•
Malmö University (MaU)	•	•
Royal Institute of Art (RIA)	•	•
Royal Institute of Technology (RIT)	•
Stockholm University (SU)	•
Södertörn University (SöU)	•	•
The Swedish School of Sport and Health Sciences (SSSHS)	•	•
Umeå University (UmU)	•
University of Arts, Crafts and Design (UACD)	•	•
University of Borås (UB)	•
University of Skövde (US)	•	•
University West (UW)	•

Table

Sammanträden i beslutande och beredande organ ska hållas på svenska om inte omständigheterna kräver engelska eller annat språk. En sådan omständighet är sammanträden dit internationella föredragande är inbjudna, eller sammanträden i anställningsnämnd med internationella sakkunniga närvarande. (MaU)

Meetings in decision-making and planning bodies shall be held in Swedish unless circumstances demand English or another language. Such circumstances can be meetings where international rapporteurs are invited or in academic appointments board meetings with international external experts present.

Table

Sammanträden i universitetsstyrelsen, fakultetsstyrelse (motsv), institutionsstyrelse, styrelse för bibliotek och annan arbetsenhet samt organ som arbetar på delegation från eller som beredande organ för nämnda styrelser sker på svenska. Vid sammanträde i anställningsnämnd får ordföranden besluta att behandlingen av visst ärende skall ske på engelska, om icke-svenskspråkig sakkunnig deltar i mötet. (LiU)

Meetings of the University board, faculty board (or similar), institutional board, board for library and other units and organs that have delegation from or are preparatory organs for said boards, are held in Swedish. At meetings of the academic appointments board, the chairperson may decide that specific points on the agenda may be treated in English, if non-Swedish-speaking experts are participating in the meeting.

Table

Karlstads universitet är en svensk myndighet vars verksamhet styrs av lagar och förordningar på svenska. Därför är handläggningsspråket svenska och lokala myndighetsbeslut ska fattas och skrivas på svenska. [—] Eftersom Karlstads universitet är en svensk myndighet ska mötesspråket normalt vara svenska. Detta gäller speciellt sammanträden i alla beredande och beslutande organ, men ska också beaktas när det gäller institutions- och ämnesmöten. Avvikelser kan ske om omständigheterna så kräver. Enskilda yttranden kan alltid framföras på engelska av talare som själva väljer detta för att bättre kunna framföra sin åsikt. (KaU)

Karlstad University is a Swedish government agency whose activities are governed by laws and regulations in Swedish. Hence, the language of the proceedings shall be Swedish and local governing decisions shall be taken and documented in Swedish. [—] Since Karlstad University is a Swedish government agency, the language of meetings shall normally be Swedish. This is especially important for meetings in all decision-making and planning bodies, but should also be considered when it comes to department meetings and subject meetings. There may be deviations if circumstances demand it. Single utterances can always be made in English by speakers who make this choice to be able to express themselves more clearly.

Table

Eftersom Högskolan är en svensk myndighet ska mötesspråket normalt vara svenska, vilket är särskilt viktigt när det gäller möten i beslutande och beredande organ. Avvikelser kan emellertid ske när omständigheterna så kräver. Exempelvis kan muntlig information vid möten även ske på engelska om icke svenskspråkiga personer är närvarande. (US)

As the University is a Swedish government agency the language of meeting shall normally be Swedish, which is especially important when it comes to meetings in decision making and planning bodies. There may be deviations when circumstances demand it. For example, oral presentation of information may take place in English if non-Swedish-speaking persons are present.

Table

Sammanträden i beslutande och beredande organ ska i första hand hållas på svenska. Önskvärt är att alla ska förstå talad och skriven svenska så bra att man kan ta del av beslut och information samt delta i internt arbete. Delar av högskolans personal, doktorandgrupp och studenter har dock annat språk än svenska som sitt förstaspråk. Om annat mötesspråk än svenska (företrädesvis engelska) används, ska detta vara noga genomtänkt och välgrundat. Val av språk får inte påverka förståelsen av diskussioner och de beslut som tas. Högskolan bör dock sträva efter att möjliggöra delaktighet i dessa organ för såväl personal som doktorander och studenter som inte kan svenska. (SöU and SSSHS)

Meetings in decision-making and planning bodies shall primarily be held in Swedish. It is desirable that all [staff] understand spoken and written Swedish well enough to take part of decisions and information and take part in the internal work. Parts of the University’s staff, PhD-students and undergraduate students have another language than Swedish as their first language. If another language than Swedish is used (primarily English), this must be well founded and thought through. The choice of language must not affect the understanding of discussions and the decisions that are made. However, the University ought to strive towards facilitating participation in these bodies for staff, PhD-students and undergraduate students who don’t know Swedish.

Table

Sammanträden vid Lunds universitet ska som grundregel hållas på svenska. Undantag kan göras då en eller flera mötesdeltagare inte behärskar svenska varvid sammanträdet i så fall helt eller delvis kan hållas på engelska. (LU)

Meetings at Lund University shall as a rule be held in Swedish. Exceptions can be made when one or several participants do not master Swedish. At such a time, the meeting can be held in English in part or in its entirety.

Table

På Utbildningsnämnden och i styrelsen hålls möten på svenska, icke svenskspråkiga ledamöter ges stöd genom t.ex. tolk. (RIA)

In the Board of Education and in the School Board meetings are to be held in Swedish, non-Swedish-speaking members will be given support by eg. an interpreter.

Table

Språklagen innebär att information om universitetets verksamhet som vänder sig till allmänheten ska finnas på svenska. Den innebär också att protokoll, beslut, föreskrifter, fastställda verksamhetsberättelser och liknande dokument som universitetet förvaltningsrättsligt är skyldigt att upprätta, ska upprättas på svenska. Huvudregeln är också att andra viktigare handlingar som expedieras, och som därmed blir allmänna handlingar, ska upprättas på svenska. [—] En allmän handling som översätts till ett annat språk ska kunna kopplas till ett svenskspråkigt original och en översatt handling har ingen egen rättsverkan. (LU)	The Language Act means that information about the university’s activities that are directed towards the public is to be available in Swedish. It also means that protocols, decisions, prescriptions, annual reports and similar documents that the university must produce under administrative law, is to be in Swedish. The main rule is that other more important deeds that are expediated, and which become public record, are to be in Swedish. [—] It must be possible to connect a public record that is translated to another language to a Swedish original and a translated record has no legal effect.
Dokument som är resultat av myndighetsutövning ska skrivas på svenska och bör vid behov översättas till engelska (SFS 900:600 §10). (UACD)	Documents that are the result of the exercise of public authority shall be written in Swedish and ought to be translated to English when required (Language Act § 10)
Malmö högskola är en myndighet som styrs av lagar och förordningar på svenska. Beslut ska översättas till engelska i relevanta ärenden för att säkra rättssäkerheten för studenter och anställda. (MU)	Malmö University is a public authority that is governed by laws and regulations in Swedish. Decisions shall be translated to English I relevant cases to secure the rule of law for students and staff.

Table

I fall då beslutsunderlag är på annat språk än svenska bör beslutet vara så pass utförligt formulerat att även en person som inte kan ta del av underlaget i sin helhet, ska kunna förstå innebörden av beslutet. (SöU)	In cases when documents that are bases for decision making are in a language other than Swedish, the decision ought to be detailed enough that even a person who cannot take part of the basis for the decision in its entirety, can understand the effects of the decision.
Alla protokoll och beslut skall avfattas på svenska. Vid behov skall en översättning göras till engelska och/eller annat språk. Underlag till beslut skall också vara skrivna på svenska. Utlåtanden från utländsk sakkunnig får dock vara avfattade på danska, engelska eller norska utan att behöva översättas till svenska. (LiU)	All protocolls and decisions are to be written in Swedish. When required, a translation is to be made into English and/or another language. Bases for decision making process shall also be written in Swedish. Statements from foreign experts may be written in Danish, English or Norwegian without being translated into Swedish.